Ερωτηματολόγιο αξιολόγησης εκδήλωσης: πριν, κατά και μετά

Ένα καλό ερωτηματολόγιο αξιολόγησης εκδήλωσης ξεκινά από μια απόφαση που δεν έχετε πάρει ακόμη. Οι περισσότερες εκδηλώσεις χρειάζονται έως τρία σύντομα ερωτηματολόγια. Πριν από την εκδήλωση ρωτάτε ό,τι μπορεί ακόμη να αλλάξει και γιατί έρχονται οι συμμετέχοντες. Κατά τη διάρκειά της κάνετε μία ή δύο ερωτήσεις ανά συνεδρία για ό,τι διορθώνεται την ίδια μέρα. Μετά ζητάτε τη συνολική εντύπωση, μια βαθμολογία για κάθε πτυχή και κάθε συνεδρία και αν θα ξανάρθουν, και συγκρίνετε τις απαντήσεις με όσα ήθελαν οι συμμετέχοντες στην αρχή. Ο οδηγός απευθύνεται σε όσους οργανώνουν συνέδρια, ημερίδες, σεμινάρια, εργαστήρια, εκθέσεις, εταιρικές εκδηλώσεις και διαδικτυακά σεμινάρια. Λίστες με έτοιμες ερωτήσεις για την αξιολόγηση εκδήλωσης βρίσκει κανείς εύκολα· σπάνια όμως λένε τι κάνετε με κάθε απάντηση.

Τα βασικά σημεία

• Σχεδιάστε έως τρία σύντομα ερωτηματολόγια, ένα για κάθε στάδιο, και συνδέστε το καθένα με μια απόφαση που μπορείτε ακόμη να πάρετε.
• Πριν από την εκδήλωση ρωτήστε γιατί έρχονται οι συμμετέχοντες. Κάντε την ίδια ερώτηση και μετά, για να χωρίσετε τα αποτελέσματα με βάση την απάντηση.
• Κατά τη διάρκεια αρκούν μία ή δύο ερωτήσεις, με σύνδεσμο ή κωδικό QR στο τέλος της συνεδρίας. Ένα ερωτηματολόγιο δεν είναι οθόνη ζωντανής ψηφοφορίας.
• Μετά την εκδήλωση στείλτε το ερωτηματολόγιο όσο η εμπειρία είναι νωπή και κρατήστε το σύντομο: μία ισορροπημένη κλίμακα με λέξεις σε κάθε σημείο, ένα θέμα ανά γραμμή και την επιλογή «Δεν το χρησιμοποίησα».
• Κατατάξτε τις πτυχές της εκδήλωσης με βάση το ποσοστό των δυσαρεστημένων ανάμεσα σε όσους τις βαθμολόγησαν και συγκρίνετε όσους ήρθαν πρώτη φορά με όσους επιστρέφουν.

Τρία σύντομα ερωτηματολόγια, ένα για κάθε απόφαση

Πριν γράψετε την πρώτη ερώτηση, ορίστε ποια απόφαση στηρίζει κάθε ερωτηματολόγιο, πότε θα σταλεί και πόσο μεγάλο μπορεί να είναι.

Ρωτήστε μόνο ό,τι μπορεί ακόμη να αλλάξει: μια ερώτηση για την καλύτερη ημέρα της εβδομάδας, αφού έχετε κλείσει τον χώρο, απλώς μακραίνει το ερωτηματολόγιο. Και η έκταση έχει κόστος. Σε ένα πείραμα των Galesic και Bosnjak (2009), όσο μεγαλύτερη ήταν η διάρκεια που ανακοινωνόταν στην πρόσκληση, τόσο λιγότεροι ξεκινούσαν και ολοκλήρωναν την έρευνα, και οι τελευταίες ερωτήσεις έπαιρναν πιο βιαστικές και πιο ομοιόμορφες απαντήσεις. Μια ανασκόπηση Cochrane των Edwards και συνεργατών (2023) βρήκε ότι τα συντομότερα ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια αύξησαν το ποσοστό απόκρισης (λόγος πιθανοτήτων ή odds ratio: 1,51), όπως και τα χρηματικά κίνητρα (1,88) και τα μη χρηματικά (1,60), αν και τα αποτελέσματα διέφεραν πολύ από μελέτη σε μελέτη.

Για το ερωτηματολόγιο πριν από την εκδήλωση, η συνήθης συμβουλή είναι μία με δύο εβδομάδες νωρίτερα· οι οδηγοί των εταιρειών λογισμικού μιλούν για μία έως τέσσερις εβδομάδες, χωρίς να τεκμηριώνουν τον αριθμό. Το ερωτηματολόγιο μετά την εκδήλωση στείλτε το σύντομα, όσο η εμπειρία είναι νωπή. Οι ίδιοι οδηγοί λένε 24 ή 48 ώρες, αλλά καμία μελέτη δεν στηρίζει κανέναν από τους δύο αριθμούς.

Πριν από την εκδήλωση: γιατί έρχονται οι συμμετέχοντες

Ρωτήστε γιατί έρχονται οι συμμετέχοντες, ποια από τα θέματα του προγράμματος τους ενδιαφέρουν και μόνο όσα πρακτικά ζητήματα είναι ακόμη ανοιχτά. Ο λόγος συμμετοχής γίνεται και το σημείο αναφοράς για την τελική αξιολόγηση.

• Κύριος λόγος. «Ποιος είναι ο κύριος λόγος της συμμετοχής σας;» Να μάθω τι νέο υπάρχει στον κλάδο μου / Να αποκτήσω μια συγκεκριμένη δεξιότητα / Να γνωρίσω συναδέλφους και νέες επαφές / Να παρουσιάσω ή να συζητήσω τη δουλειά μου / Άλλο. Κάντε την ερώτηση με «Μία απάντηση», για να χωρίσετε αργότερα τα αποτελέσματα με βάση αυτήν· με «Πολλαπλές απαντήσεις» η εικόνα είναι πλουσιότερη, αλλά τα αποτελέσματα δεν χωρίζονται καθαρά. Οι επιλογές να μην επικαλύπτονται, να καλύπτουν όλες τις περιπτώσεις και να χωρούν σε μία οθόνη κινητού.
• Θέματα. «Ποια από τα παρακάτω θέματα σας ενδιαφέρουν περισσότερο;» Γράψτε τα πραγματικά θέματα από το προσχέδιο του προγράμματος και ορίστε στο πεδίο «Μέγιστος αριθμός επιλογών» το 3. Το πόσες φορές επιλέχθηκε κάθε θέμα δείχνει ποιες συνεδρίες χρειάζονται τις μεγαλύτερες αίθουσες.
• Πρακτικά ζητήματα, μόνο όσο είναι ανοιχτά. Είδος χώρου, ημέρα της εβδομάδας και ώρα, το καθένα με την επιλογή «Δεν έχω προτίμηση».
• Μενού. Μπουφές / Σερβιριστό δείπνο / Δεν έχω προτίμηση / Δεν θα παραβρεθώ στο δείπνο.
• Διατροφικές ανάγκες και προσβασιμότητα. Μία ερώτηση με πολλαπλές απαντήσεις (Καμία / Χορτοφαγικό / Vegan / Νηστίσιμο / Χωρίς γλουτένη / Αλλεργία σε ξηρούς καρπούς / Άλλο) και μία προαιρετική ανοιχτή ερώτηση για ανάγκες πρόσβασης. Ζητήστε μόνο ό,τι θα χρησιμοποιήσει ο υπεύθυνος της τροφοδοσίας ή ο χώρος, πείτε ποιος θα δει τις απαντήσεις και διαγράψτε τες μετά την εκδήλωση.
• Συνοδός. «Θα έρθετε με συνοδό;» Ναι / Όχι / Δεν ξέρω ακόμη, για να υπολογίσετε θέσεις, καφέ και έντυπο υλικό.
• Προηγούμενη συμμετοχή. «Έχετε συμμετάσχει σε προηγούμενη διοργάνωση;» Ναι / Όχι. Όταν την ξαναρωτήσετε μετά την εκδήλωση, ξεχωρίζει τους νέους συμμετέχοντες από όσους επιστρέφουν.

Κρατήστε αυτό το ερωτηματολόγιο χωριστά από την ηλεκτρονική φόρμα εγγραφής σε εκδήλωση (όνομα, εταιρεία, είδος εισιτηρίου, στοιχεία τιμολόγησης). Αν μπει μέσα στην εγγραφή, ένα ερωτηματολόγιο προτιμήσεων καθυστερεί τους ανθρώπους ακριβώς τη στιγμή που δηλώνουν συμμετοχή.

Κατά τη διάρκεια: μία ερώτηση στο τέλος κάθε συνεδρίας, όχι ζωντανή ψηφοφορία

Βάλτε ένα ερωτηματολόγιο μίας ή δύο ερωτήσεων στην τελευταία διαφάνεια κάθε συνεδρίας ή ημέρας, διαβάστε τις απαντήσεις στο διάλειμμα και διορθώστε ό,τι γίνεται την ίδια μέρα. Δείξτε τον σύνδεσμο, ή έναν κωδικό QR που φτιάχνετε από αυτόν με οποιαδήποτε γεννήτρια QR, στη διαφάνεια και στο έντυπο πρόγραμμα· το Survey.gr δεν δημιουργεί κωδικούς QR. Η ρύθμιση εμφάνισης «Μία ερώτηση τη φορά» δίνει σε κάθε ερώτηση τη δική της οθόνη, κάτι που βολεύει στο κινητό (δείτε τις έρευνες για κινητά).

Οι απαντήσεις μετρώνται καθώς φτάνουν και τις βλέπετε όταν ανοίγετε τα αποτελέσματα ή ανανεώνετε τη σελίδα· τίποτα δεν ενημερώνεται μόνο του. Δεν υπάρχει οθόνη ζωντανής ψηφοφορίας, λειτουργία παρουσίασης, σύννεφο λέξεων ή ερωτήσεις του κοινού προς τον ομιλητή· για ψηφοφορία που εμφανίζεται στην οθόνη της αίθουσας χρειάζεστε ένα εργαλείο ζωντανής ψηφοφορίας. Η επιλογή «Επιλέξτε τα αποτελέσματα της έρευνας να είναι δημόσια» δημιουργεί μια σελίδα αποτελεσμάτων, όμως αυτή δείχνει τα αποτελέσματα όπως είναι τη στιγμή που φορτώνει, και όποιος έχει τον σύνδεσμο βλέπει όλες τις απαντήσεις στις ανοιχτές ερωτήσεις.

Μέσα στη συνεδρία λειτουργούν καλά δύο χρήσεις:

• Μία ερώτηση ανά ομιλία. Ο ομιλητής δείχνει ένα ερωτηματολόγιο όπως «Ποια από αυτές τις προσεγγίσεις εφαρμόζετε σήμερα;» και ανοίγει τα αποτελέσματα μετά την ομιλία ή στο διάλειμμα, για να τα συζητήσει με την αίθουσα.
• Ένας έλεγχος για τα προβλήματα της ημέρας. Μια προαιρετική ανοιχτή ερώτηση, «Υπάρχει κάτι που σας δυσκολεύει να παρακολουθήσετε τις συνεδρίες αυτή τη στιγμή;», φέρνει στην επιφάνεια προβλήματα με τον ήχο, τη θερμοκρασία, τις θέσεις, τις ουρές και τον καφέ. Διαβάστε τη σε κάθε διάλειμμα και βάλτε τη μόνο σε ερωτηματολόγιο με την προεπιλεγμένη ρύθμιση συσκευής (επόμενη ενότητα).

Αξιολόγηση πολλών συνεδριών από το ίδιο κινητό

Φτιάξτε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο για κάθε συνεδρία και κρατήστε την προεπιλεγμένη ρύθμιση συσκευής. Η ρύθμιση αυτή, «Επιτρέπεται μόνο μία απόκριση έρευνας ανά συσκευή (υπολογιστή, tablet ή κινητό)», κρατά τις απαντήσεις στον browser για έναν χρόνο: όποιος ανοίξει ξανά την έρευνα στην ίδια συσκευή βλέπει τις προηγούμενες απαντήσεις του και μπορεί να τις αλλάξει. Έτσι, ένα ερωτηματολόγιο με την ερώτηση «Ποια συνεδρία αξιολογείτε;» δεν μπορεί να μαζέψει δεύτερη, χωριστή αξιολόγηση από το ίδιο κινητό· όποιος το ανοίξει ξανά απλώς διορθώνει την πρώτη.

Τα 30 δευτερόλεπτα δεν ρυθμίζονται και ισχύουν και στα κινητά των ίδιων των συμμετεχόντων: όποιος σταματήσει για μια ειδοποίηση ή για δυο κουβέντες με τον διπλανό του χάνει ό,τι έγραψε. Επιπλέον, οι αξιολογήσεις που δίνει ένα άτομο σε διαφορετικές συνεδρίες δεν συνδέονται μεταξύ τους. Χρησιμοποιήστε αυτή τη ρύθμιση μόνο για έναν σύντομο έλεγχο με ερωτήσεις κλειστού τύπου σε μία οθόνη.

Μετά την εκδήλωση: η έρευνα ικανοποίησης συμμετεχόντων

Στείλτε την έρευνα ικανοποίησης συμμετεχόντων σύντομα, κρατήστε τη σε μία οθόνη κινητού με ερωτήσεις κλειστού τύπου και έως δύο προαιρετικές ανοιχτές, χρησιμοποιήστε μία ισορροπημένη κλίμακα με λέξεις σε κάθε σημείο και ρωτήστε ξανά τον λόγο συμμετοχής. Μοιραστείτε τον σύνδεσμο στο ευχαριστήριο email, στην τελευταία διαφάνεια και στη σελίδα της εκδήλωσης, ή ενσωματώστε την έρευνα στη σελίδα με την «Ενσωμάτωση σε ιστότοπο».

Οι προσκλήσεις που στέλνετε από το Survey.gr μετρούν στο μηνιαίο όριο email προσκλήσεων του προγράμματός σας, οπότε για μια μεγάλη λίστα επικολλήστε τον σύνδεσμο στο δικό σας ευχαριστήριο email. Αυτόματη υπενθύμιση δεν υπάρχει. Ένα δεύτερο email προς όσους «Δεν έχουν ανταποκριθεί στην πρόσκληση μέσω email» πιάνει τόπο μόνο αν η παρακολούθηση συμμετοχών, που είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή, ήταν ενεργή όταν στείλατε τις προσκλήσεις· αλλιώς το email φτάνει σε όλους. Η παρακολούθηση συνδέει κάθε απάντηση με τη διεύθυνση του παραλήπτη, και η πρόσκληση το αναφέρει.

Μια κλήρωση με δώρο μπορεί να ανεβάσει τον αριθμό των απαντήσεων (δείτε και άλλους τρόπους για να απαντήσουν περισσότεροι συμμετέχοντες). Στην κλήρωση μπαίνουν όλοι όσοι απαντούν, ό,τι κι αν απάντησαν. Περισσότερες απαντήσεις δεν σημαίνουν απαραίτητα πιο αντιπροσωπευτική εικόνα, και η κλήρωση χρειάζεται όνομα ή email, άρα οι απαντήσεις μπορούν να συνδεθούν με ένα πρόσωπο: πείτε το στους συμμετέχοντες και βάλτε την προαιρετική ερώτηση με τα στοιχεία επικοινωνίας τελευταία.

Παραδείγματα ερωτήσεων και τι αποφασίζει η καθεμία

Ο πυρήνας της έρευνας μετά την εκδήλωση είναι λίγες ερωτήσεις κλειστού τύπου· η τρίτη στήλη λέει ποια απόφαση στηρίζει η καθεμία.

Οι γραμμές του πίνακα, με ένα θέμα στην καθεμία: περιεχόμενο του προγράμματος, ομιλητές, πόσο εύκολα φτάσατε στον χώρο, άνεση της αίθουσας, ήχος, προβολή στις οθόνες, φαγητό, διαλείμματα για καφέ, εγγραφή στην είσοδο, αξία σε σχέση με την τιμή του εισιτηρίου (μόνο σε εκδηλώσεις με εισιτήριο) και στάθμευση (μόνο αν προσφέρεται).

Κλίμακες. Οι βαθμολογίες είναι πιο αξιόπιστες όταν κάθε σημείο της κλίμακας έχει λέξεις, σε περίπου ίσα βήματα, και ένα μεσαίο σημείο βοηθά (Krosnick και Presser, 2010). Τα περισσότερα στοιχεία ευνοούν κλίμακες πέντε έως επτά σημείων (Maitland, 2009). Η κλίμακα των προσδοκιών είναι μονοπολική, από «Καθόλου» έως «Πλήρως». Η κλίμακα της επόμενης συμμετοχής έχει δύο αρνητικές επιλογές, για να φανεί ποιος δεν θα ξανάρθει· αν θέλετε και την επιλογή «Δεν έχω αποφασίσει ακόμη», βάλτε την μετά την κλίμακα, όχι στη μέση της.

Ο πίνακας. Στην οθόνη των αποτελεσμάτων, τα ποσοστά του «Πίνακα» υπολογίζονται επί της γραμμής, και το «Δεν το χρησιμοποίησα» μετρά κι αυτό στη γραμμή. Το ποσοστό των δυσαρεστημένων ανάμεσα σε όσους βαθμολόγησαν το βγάζετε λοιπόν από τους αριθμούς ή από την εξαγωγή. Μην επιλέξετε «Στήλες σε τυχαία σειρά» ή «Και τα δύο σε τυχαία σειρά», γιατί ανακατεύουν την κλίμακα· οι «Γραμμές σε τυχαία σειρά» δεν δημιουργούν πρόβλημα.

Επαναλαμβανόμενες και ανοιχτές ερωτήσεις. Επειδή ρωτάτε ξανά τον λόγο συμμετοχής και την προηγούμενη συμμετοχή, χωρίζετε τα αποτελέσματα αυτής της έρευνας μόνο με τα δικά της δεδομένα, χωρίς να συνδέσετε τις απαντήσεις κανενός ανάμεσα σε δύο έρευνες. Κρατήστε τις δύο ερωτήσεις με «Μία απάντηση», γιατί ένα φίλτρο σε ερώτηση με «Πολλαπλές απαντήσεις» ταιριάζει μόνο με τον ακριβή συνδυασμό που επιλέχθηκε. Οι ερωτώμενοι παραλείπουν τις ανοιχτές ερωτήσεις πολύ συχνότερα από τις κλειστές (Pew Research Center, 2021), οπότε βάλτε το πολύ δύο· δείτε πότε αξίζει μια ανοιχτή ερώτηση.

Το Net Promoter Score (NPS) είναι προαιρετικό: «Πόσο πιθανό είναι να προτείνετε αυτή την εκδήλωση σε έναν φίλο ή συνάδελφο;» από 0 έως 10. Το σκορ είναι το ποσοστό των υποστηρικτών (9–10) μείον το ποσοστό των επικριτών (0–6). Το Survey.gr δεν έχει ερώτηση ή αναφορά NPS, οπότε χρησιμοποιήστε μια ερώτηση 0–10 με «Μία απάντηση» και υπολογίστε το σκορ μετά την «Εξαγωγή σε Excel».

Ομιλητές και συνεδρίες

Αξιολογήστε τις συνεδρίες και τους ομιλητές σε χωριστούς, μικρούς πίνακες.

• Πίνακας συνεδριών. Μία γραμμή για κάθε συνεδρία, με τον τίτλο και τον ομιλητή, οι ίδιες πέντε επιλογές και μια στήλη «Δεν την παρακολούθησα». Κρατήστε τον γύρω στις έξι με οκτώ γραμμές: στο κινητό, οι μεγάλοι πίνακες οδηγούν σε απαντήσεις στην ίδια στήλη από πάνω ως κάτω, σε εγκαταλείψεις και σε γραμμές που μένουν κενές (οι Krosnick και Presser περιγράφουν τέτοιες συντομεύσεις με τον όρο satisficing). Σε μεγαλύτερο πρόγραμμα, ρωτήστε πρώτα «Ποια θεματική ενότητα παρακολουθήσατε;» ως ερώτηση με «Μία απάντηση» σε δική της σελίδα και, με τον κανόνα λογικής «Εμφάνιση ερώτησης», δείξτε κάθε πίνακα μόνο σε όσους παρακολούθησαν την αντίστοιχη ενότητα. Αν οι συμμετέχοντες πηγαίνουν από ενότητα σε ενότητα, φτιάξτε ένα ερωτηματολόγιο ανά συνεδρία.
• Πίνακας ομιλητών. Τρεις γραμμές: γνώση του θέματος, σαφήνεια της παρουσίασης, απαντήσεις στις ερωτήσεις.
• Μία συνεδρία. Για να δηλώσει ο συμμετέχων ποια συνεδρία αξιολογεί, δώστε του ένα πτυσσόμενο μενού με «ημέρα, ώρα, τίτλο», όχι τρία πεδία ελεύθερου κειμένου, όπου ο καθένας γράφει αλλιώς και οι απαντήσεις δεν μετριούνται.

Αν όλες οι συνεδρίες βαθμολογηθούν στο τέλος, συγκρίνονται εύκολα μεταξύ τους, αλλά οι αναμνήσεις θολώνουν και η συνολική εντύπωση τις χρωματίζει· η αξιολόγηση μετά από κάθε συνεδρία είναι πιο νωπή, αλλά διακόπτει περισσότερο. Το μοντέλο Kirkpatrick προτείνει ελέγχους και κατά τη διάρκεια ενός προγράμματος, όχι μόνο στο τέλος. Κρατήστε λοιπόν τον σύντομο έλεγχο μετά από κάθε συνεδρία για τις συνεδρίες και τον τελικό πίνακα για το πρόγραμμα στο σύνολό του. Μη διαβάζετε μια μικρή διαφορά ανάμεσα σε δύο ομιλητές ως κατάταξη.

Οι άνθρωποι προσαρμόζουν τις απαντήσεις τους για να αποφύγουν την αμηχανία, ιδίως όταν κάποιος είναι παρών (Tourangeau και Yan, 2007). Ένα ερωτηματολόγιο που συμπληρώνει κανείς μόνος του στο κινητό του μπορεί λοιπόν να φέρει πιο ειλικρινή σχόλια για τους ομιλητές από ένα χάρτινο που μαζεύεται στην έξοδο, λιγότερο όμως αν ζητά όνομα. Δείξτε στους ομιλητές μόνο συγκεντρωτικά αποτελέσματα και μην αποκαλείτε την έρευνα ανώνυμη.

Συνηθισμένα λάθη στα ερωτηματολόγια εκδηλώσεων

Οι περισσότερες λίστες ερωτήσεων για εκδηλώσεις επαναλαμβάνουν τα ίδια έξι λάθη. Ελέγξτε το δικό σας ερωτηματολόγιο με τον πίνακα.

Πώς διαβάζετε τις απαντήσεις και τι αλλάζετε

Κατατάξτε τις πτυχές με βάση το ποσοστό των δυσαρεστημένων ανάμεσα σε όσους τις βαθμολόγησαν, χωρίστε όσους ήρθαν πρώτη φορά από όσους επιστρέφουν και κατά λόγο συμμετοχής, ομαδοποιήστε τις ανοιχτές απαντήσεις ανά θέμα και πείτε πόσοι απάντησαν.

Ποσοστό δυσαρεστημένων. Για κάθε πτυχή, διαιρέστε όσους επέλεξαν «Δυσαρεστημένος/η» ή «Πολύ δυσαρεστημένος/η» με όσους τη βαθμολόγησαν, χωρίς όσους επέλεξαν «Δεν το χρησιμοποίησα». Αν 85 άτομα απάντησαν στη γραμμή για τα διαλείμματα, 25 επέλεξαν «Δεν το χρησιμοποίησα» και 12 ήταν δυσαρεστημένοι, η οθόνη των αποτελεσμάτων δείχνει 14% (12 στους 85), ενώ το ποσοστό ανάμεσα σε όσους βαθμολόγησαν είναι 20% (12 στους 60). Κατατάξτε με αυτό το ποσοστό, όχι με τον μέσο όρο, που μπορεί να κρύψει μια δυσαρεστημένη μειοψηφία.

Διαχωρισμοί. Για να δείτε μόνο όσους ήρθαν πρώτη φορά ή μόνο έναν λόγο συμμετοχής, επιλέξτε «Δημιουργία φίλτρου» και μετά «Εμφάνιση μόνο απαντήσεων», «Όταν η ερώτηση» … «Ισούται με». Για να διασταυρώσετε δύο ερωτήσεις, ανοίξτε την καρτέλα «Cross tabulation» (πίνακας διασταύρωσης), που δουλεύει με ερωτήσεις μίας ή πολλαπλών απαντήσεων, πτυσσόμενα μενού και ερωτήσεις με επιλογή εικόνας.

Πριν και μετά. Συγκρίνετε όσα είπαν οι συμμετέχοντες ότι ήρθαν να βρουν με τη βαθμολογία των προσδοκιών, χωρισμένη με βάση τον λόγο που δήλωσαν μετά. Συγκρίνετε ομάδες, όχι άτομα: για να αντιστοιχίσετε τις απαντήσεις του ίδιου ατόμου σε δύο έρευνες, θα έπρεπε να δέσετε κάθε απάντηση με ένα όνομα.

Ανοιχτές απαντήσεις. Διαβάστε τες όλες, ομαδοποιήστε τες σε λίγα θέματα, μετρήστε πόσες ανήκουν σε κάθε θέμα και παραθέστε μία ή δύο χαρακτηριστικές.

Ποιοι απάντησαν. Σχόλια δίνουν μόνο όσοι το επιλέγουν, και το ποσοστό απόκρισης από μόνο του δεν δείχνει αν οι απαντήσεις έχουν μεροληψία μη απόκρισης (Groves και Peytcheva, 2008). Γράψτε «απάντησαν Ν από τους περίπου Μ που ήρθαν» δίπλα σε κάθε διάγραμμα και πάρτε το Μ από τη λίστα παρουσιών, όχι από τις εγγραφές, αφού το ευχαριστήριο email φτάνει και σε όσους δεν ήρθαν. Ελέγξτε επίσης αν οι νέοι συμμετέχοντες και όσοι επιστρέφουν απάντησαν περίπου στην αναλογία που έχουν στη λίστα παρουσιών.

Μικροί αριθμοί. Δείξτε τους αριθμούς, όχι μόνο τα ποσοστά: ένας δυσαρεστημένος στους πέντε είναι 20%. Όταν μια πτυχή τη βαθμολόγησαν λιγότεροι από περίπου 30, αλλάξτε κάτι μόνο εκεί όπου οι δυσαρεστημένοι είναι σαφώς περισσότεροι, όχι για διαφορά ενός ή δύο ατόμων.

Από διοργάνωση σε διοργάνωση. Συγκρίνετε διοργανώσεις μόνο με τις ίδιες ερωτήσεις και την ίδια κλίμακα· αν αλλάξουν οι επιλογές της κλίμακας, η σύγκριση χάνεται. Στην επόμενη πρόσκληση, πείτε στους συμμετέχοντες τι άλλαξε χάρη στις απαντήσεις τους.

Πολυήμερα συνέδρια και εκπαιδευτικά σεμινάρια

Σε ένα συνέδριο πολλών ημερών, στείλτε στο τέλος κάθε ημέρας ένα ερωτηματολόγιο μίας έως τριών ερωτήσεων (τι να διορθωθεί αύριο, ποια συνεδρία της ημέρας ήταν η πιο χρήσιμη) και το πλήρες ερωτηματολόγιο συνεδρίου μία φορά, μετά την τελευταία ημέρα. Φτιάξτε ξεχωριστό ερωτηματολόγιο για κάθε ημέρα, με την προεπιλεγμένη ρύθμιση συσκευής, για τους λόγους της ενότητας «Αξιολόγηση πολλών συνεδριών από το ίδιο κινητό».

Σε ένα εκπαιδευτικό σεμινάριο, το ερωτηματολόγιο στο τέλος μετρά την αντίδραση, το πρώτο από τα τέσσερα επίπεδα του μοντέλου Kirkpatrick: πώς βίωσαν οι συμμετέχοντες την εκπαίδευση. Η μάθηση, η συμπεριφορά και τα αποτελέσματα χρειάζονται άλλα εργαλεία, αργότερα. Για έτοιμες ερωτήσεις, δείτε το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης σεμιναρίου.

Με λίγα λόγια

Πριν από την εκδήλωση, ρωτήστε γιατί έρχονται οι συμμετέχοντες και τι είναι ακόμη ανοιχτό. Κατά τη διάρκεια, κάντε μία ή δύο ερωτήσεις ανά συνεδρία και διαβάστε τις απαντήσεις στο διάλειμμα. Μετά, στείλτε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο με ισορροπημένη κλίμακα που έχει λέξεις σε κάθε σημείο, ένα θέμα ανά γραμμή, την επιλογή «Δεν το χρησιμοποίησα» και, ξανά, την ερώτηση για τον λόγο συμμετοχής. Έπειτα κατατάξτε τις πτυχές με βάση το ποσοστό των δυσαρεστημένων ανάμεσα σε όσους τις βαθμολόγησαν και συγκρίνετε όσους ήρθαν πρώτη φορά με όσους επιστρέφουν.

Πριν από την επόμενη εκδήλωσή σας, γράψτε τι είναι ακόμη ανοιχτό, από το πρόγραμμα ως το μενού, και φτιάξτε από αυτή τη λίστα το ερωτηματολόγιο που θα στείλετε πριν. Ετοιμάστε ταυτόχρονα και το ερωτηματολόγιο αξιολόγησης εκδήλωσης για μετά, ώστε η ερώτηση για τον λόγο συμμετοχής να είναι διατυπωμένη με ακριβώς τις ίδιες λέξεις. Το έτοιμο πρότυπο παρακάτω, γραμμένο για εκδηλώσεις και σεμινάρια, είναι μια καλή αφετηρία· περάστε το από τον πίνακα των λαθών πριν το στείλετε.

Διαβάστε ακόμα

• Έρευνα αγοράς με διαδικτυακά εργαλεία -γρήγορα, ευέλικτα, κατανοητά
• Η έρευνα αγοράς στην Ψηφιακή Εποχή
• Πώς μπορούμε να “ακούμε” συνεχώς τα σχόλια των χρηστών μας;