Η ερευνητική μέθοδος “σχόλια 360 μοιρών” αποτελεί ισχυρό ερευνητικό εργαλείο που χρησιμοποιείται από μεγάλους οργανισμούς, το οποίο ωστόσο, όπως κάθε δυνατό φάρμακο, πρέπει να αξιοποιείται με ακρίβεια, έξυπνα και με απόλυτη σαφήνεια ανάλογα με το ποιο είναι το πρόβλημα που απαιτεί λύση. Εδώ, θα προσπαθήσουμε να υπογραμμίσουμε ορισμένες παγίδες από τις οποίες κινδυνεύουμε όταν χρησιμοποιούμε αυτή την ερευνητική μέθοδο.
Προκειμένου να διαπιστώσουμε τις πηγές ορισμένων από τα πιο κοινά λάθη, ας εξηγήσουμε πρώτα πώς θα πρέπει να διενεργούμε μία έρευνα 360 μοιρών.
Δημιουργία ερωτηματολογίου: Το ερωτηματολόγιο μιας έρευνας 360 μοιρών συνήθως περιλαμβάνει μία προκαθορισμένη κλίμακα. Ερωτήσεις σχετικά με τις διαφορετικές πτυχές επιδόσεων (π.χ. επικοινωνία, ομαδικό πνεύμα, ηγεσία, πρωτοβουλία, κ.λπ.) μπορούν να συμπεριληφθούν, όπως και μία ή περισσότερες ανοιχτές ερωτήσεις.
Σύγχρονα μέσα διαδικτυακής έρευνας, όπως το Survey.gr, σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε ένα κοινό ερωτηματολόγιο για πολλές διαφορετικές ομάδες εργαζομένων. Το ερωτηματολόγιο στη συνέχεια έχει τη δυνατότητα να ενεργοποιεί τις ερωτήσεις που συνδέονται με το συγκεκριμένο ερωτώμενο. Για παράδειγμα, αν ο ερωτώμενος είναι μάνατζερ, τότε ερωτήσεις σχετικά με τη διαχείριση προσωπικού, ικανότητες διδασκαλίας, κ.λπ. θα εμφανιστούν.
Διασφαλίστε την ανωνυμία του συμμετέχοντα: Έχετε υποχρέωση να λάβετε όλα τα απαραίτητα μέτρα για να διασφαλίσετε την ανωνυμία των αποτελεσμάτων. Για παράδειγμα, οι αξιολογήσεις ενός μάνατζερ από έναν αριθμό υπαλλήλων μπορούν να συνδυαστούν (για να δώσουν ένα μέσο όρο) προκειμένου να καλύψουν την ταυτότητα καθενός από τους συμμετέχοντες. Σχόλια ή γραπτές απαντήσεις σε ερωτήματα μπορούν να συνοψιστούν σε περιλήψεις προκειμένου να καλυφθεί η ταυτότητα του ερωτηθέντα. Η ανωνυμία βοηθά ώστε να διασφαλιστούν ειλικρινή αποτελέσματα.
Εκπαίδευση: Συχνά, η διαδικασία συλλογής σχολίων περιλαμβάνει τη χρήση ενός ή περισσότερων ερωτηματολογίων, με απόρρητες πληροφορίες και συμμετοχή ατόμων από διαφορετικά τμήματα ενός οργανισμού. Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητο να υπάρχει και η απαραίτητη εκπαίδευση. Οι υπάλληλοι πρέπει να είναι ενημερωμένοι σχετικά με το γιατί και πώς θα πρέπει να χρησιμοποιούν την έρευνα 360 μοιρών και για ποιο λόγο χρησιμοποιείται από τον οργανισμό τους.
Διαχείριση ερωτηματολογίων: Η διασφάλιση καλών αποτελεσμάτων προϋποθέτει την ύπαρξη σαφών οδηγιών για το πώς θα πρέπει να συμπληρώνονται οι απαντήσεις. (σύνδεσμος “πώς να δημιουργήσετε μία έρευνα”, κ.λπ.).
Επεξεργασία δεδομένων: Η βασική επεξεργασία δεδομένων περιλαμβάνει την άντληση ενός μέσου όρου από τις αξιολογήσεις του εργαζόμενου. Μία σε βάθος διερεύνηση των δεδομένων οδηγεί στη δημιουργία συμπερασμάτων για ανάλυση της παραγωγικότητας, σύγκριση επιδόσεων και προσδοκιών, ατομικές αξιολογήσεις, βέλτιστα και μη επιτεύγματα κ.λπ. Αυτή η μέθοδος μπορεί, επίσης, να χρησιμοποιηθεί και για την αξιολόγηση μονάδων και τμημάτων..
Ανακοίνωση αποτελεσμάτων: Τα αποτελέσματα της έρευνας θα πρέπει να δοθούν στον υπάλληλο τον οποίο αφορούν. Δεν θα πρέπει να είναι υποχρεωτικό ο εν λόγω υπάλληλος να μοιραστεί τα αποτελέσματα με τον/ην ανώτερό του. Ωστόσο, μπορείτε να εντάξετε την έρευνα ως κομμάτι του τακτικού ελέγχου της απόδοσης ενός υπαλλήλου.
ΣΥΧΝΑ ΛΑΘΗ στις έρευνες 360 μοιρών
Οι συμμετέχοντες δεν ενημερώνονται σωστά
Πριν την έναρξη μίας έρευνας είναι κρίσιμης σημασίας όλα τα συμμετέχοντα μέρη να λάβουν ένα ενημερωτικό μήνυμα που να τους πληροφορεί σχετικά με τη διεξαγωγή της έρευνας 360 μοιρών. Προτείνεται το μήνυμα να προέρχεται από ένα ανώτερο στέλεχος της εταιρείας. Το μήνυμα θα πρέπει να εξηγεί τους λόγους για τους οποίους πραγματοποιείται η έρευνα και πώς θα αξιοποιηθούν τα αποτελέσματα από τους μάνατζερ. Μονάχα όταν οι συμμετέχοντες έχουν κατανοήσει τη διαδικασία, θα έχουν τη δυνατότητα να προσφέρουν ειλικρινείς και δίκαιες αξιολογήσεις.
Λανθασμένη χρήση δεδομένων
Η ανάλυση δεδομένων από μία έρευνα 360 μοιρών πρέπει να αποσκοπεί και να περιορίζεται στην επαγγελματική ανάπτυξη και ανέλιξη. Τα δεδομένα που συλλέγονται, σε καμία περίπτωση δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για αποφάσεις που σχετίζονται με την απασχόληση -όπως για την απόλυση ενός υπαλλήλου. Αν οι συμμετέχοντες διαισθανθούν ότι γίνεται κατάχρηση των δεδομένων, οι υπάλληλοι της εταιρείας δεν πρόκειται να παρέχουν ειλικρινείς απαντήσεις σε παρόμοιες μελέτες.
Δεν διασφαλίζεται η ανωνυμία
Μελέτες που χρησιμοποιούν έρευνες 360 μοιρών βασίζονται στην ιδέα ότι τα άτομα αισθάνονται ασφαλή όταν παρέχουν ανώνυμα σχόλια. Ολόκληρη η έρευνα μπορεί να τεθεί σε κίνδυνο εάν η εμπιστευτικότητα και η ανωνυμία παραβιαστεί ή ακόμα αν κάποιος έχει την εντύπωση ότι η έρευνα δεν είναι ανώνυμη.
Επομένως, είναι σημαντικό να διευκρινίζονται εξαρχής ποια δεδομένα της έρευνας είναι εμπιστευτικά και ανώνυμα. Αυτές οι αρχές και η εφαρμογή της πρέπει να μεταδίδονται σαφώς σε όλους τους συμμετέχοντες! Όλοι πρέπει να γνωρίζουν ακριβώς ποιες πληροφορίες θα δοθούν σε ποιους, ώστε να μπορούν να “μιλήσουν” ελεύθερα. Αν και οι παραλήπτες των σχολίων μπορεί να επιμένουν ότι είναι σημαντικό για αυτούς να λάβουν όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες, η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας των αξιολογητών είναι απαραίτητη.
Σκεφτείτε εκ των προτέρων:
- Πώς θα αντιμετωπίσετε ερωτηθέντες που αξιολογούν με αριθμητικές αξίες;
- Πώς θα αποδώσετε γραπτά σχόλια -αυτά που γράφονται σε πεδία κειμένων;
- Πώς θα αποδώσετε σε περίληψη τα δεδομένα σε συγκεκριμένες κατηγορίες ερωτηθέντων;
- Ποιος θα έχει πρόσβαση στις πληροφορίες;
- Ποιος είναι ο ελάχιστος αριθμός ερωτηθέντων που πρέπει να απαντήσει μία συγκεκριμένη ερώτηση προκειμένου το αποτέλεσμά της να θεωρηθεί αντικειμενικό;
- Ποιο μέρος των επεξεργασμένων σχολίων θα υποβληθεί στους αξιολογητές;
- Ποιο μέρος των επεξεργασμένων σχολίων θα υποβληθεί στον μάνατζερ του αξιολογούμενου ατόμου;
Η αντικειμενικότητα δεν είναι εγγυημένη
Αν ένας υπάλληλος που υποβάλλεται σε αξιολόγηση ερωτηθεί να “επιλέξει” τους αξιολογητές του, το πιθανότερο είναι να υποδείξει άτομα που θα δώσουν θετικές κριτικές. Προκειμένου η διαδικασία να είναι αντικειμενική, η αξιολόγηση θα πρέπει να περιλαμβάνει “φίλους” και “εχθρούς”. Δυνατότητες που θα περιορίσουν την αντικειμενικότητα δεν θα πρέπει να επιτραπούν. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με την παρέμβαση ενός “εσωτερικού ελεγκτή” που γνωρίζει τον οργανισμό, τα τμήματα, συναδέλφους, πελάτες, κ.λπ.
Οι ερωτήσεις δεν σχετίζονται με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της εταιρείας
Πολλές από τις μεγάλες εταιρείες ερευνών διαθέτουν δικό του λογισμικό πρόγραμμα για τη διενέργεια ερευνών, το οποίο πωλούν στους πελάτες τους. Είναι σημαντικό, ωστόσο, αυτά τα “ερωτηματολόγια” να προσαρμόζονται ανάλογα με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά της εκάστοτε εταιρείας, τις ικανότητες των εργαζομένων της και τους στόχους του οργανισμού. Είναι προφανές ότι η διοίκηση μιας εταιρείας είναι αυτή που γνωρίζει το αντικείμενο της καλύτερα από οποιονδήποτε. Και η διοίκηση είναι αυτή που ορίζει τις αρχές επιτυχίας και αποτυχίας μέσα στον οργανισμό, κανείς άλλος!
Ξεφεύγοντας από το στόχο
Και εάν όλα τα παραπάνω λάθη και παραλήψεις που προαναφέρθηκαν δείχνουν ξεκάθαρα και φαίνονται ότι μπορούν εύκολα να επιλυθούν, τότε ορίστε το πιο δύσκολο κομμάτι: η ύπαρξη ενός ξεκάθαρου στόχου.
Ένας από τους βασικούς λόγους για τους οποίους μπορεί μία έρευνα 360 μοιρών να αποτύχει στην εφαρμογή της είναι η έλλειψη ενός σαφούς στόχου. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν τα σχόλια της έρευνας δεν αφορούν στην επίδοση του οργανισμού και τις στρατηγικές του ανάγκες. Αντίθετα, η έρευνα πραγματοποιείται απλά και μόνο επειδή είναι της μόδας η διενέργεια παρόμοιων μελετών, είναι κάτι που συνηθίζουν οι διευθυντές, το “μεγάλο αφεντικό” το διέταξε ή γιατί οι μάνατζερ διάβασαν σε μια πρόσφατη ανάλυση ότι παρόμοιες έρευνες πραγματοποιούνται στις πιο επιτυχημένες εταιρείες του κόσμου.
Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν συστήματα 360 μοιρών όταν προσπαθούν να διερευνήσουν συγκεκριμένα θέματα σχετικά με την παραγωγικότητα. Αν κλίνετε προς τις έρευνες 360 μοιρών ως ερευνητική μέθοδο, σκεφτείτε καλά τις συγκεκριμένες ιδιαιτερότητες και τα προβλήματα που θα θέλατε να διερευνήσετε.
Η διενέργεια μιας παρόμοιας μελέτης χωρίς ένα σαφώς προκαθορισμένο στόχο είναι σαν να συνταγογραφείτε αντιβιοτικά για να αντιμετωπίσετε έναν ιό: δεν θεραπεύετε τα προβλήματα που υποβόσκουν γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε ανεπιθύμητα αποτελέσματα. Αυτές οι μελέτες αποτελούν ένα πολύ δυνατό εργαλείο το οποίο θα πρέπει κανείς να διαχειρίζεται επιδέξια και στοχευμένα. Πρέπει να σχεδιάζονται και να εφαρμόζονται με στόχο συγκεκριμένες επιχειρηματικές και στρατηγικές ανάγκες.